一

为了方便统一采购，企业在制订《办公用品管理制度》时，往往会规定各部门在固定时间段才能申报办公用品需求计划。

比如：

每月7日前，各部门将该部门所需要的办公用品需求计划《办公用品采购申请单》（需部门长签字）提交综合办公室。

但是，在实际运行过程中，会存在诸多意外情况发生：

01 部门对本部办公用品需求未预见而没有及时申报计划，比如财务部打印机出现缺粉故障，需更换碳粉；

02 综合办根据各部门上报的需求计划，已统一采购后，某部门因特殊情况又提出较多的用品申领诉求，并且很迫切，比如营销部根据领导指示，在月底要安排一次营销活动，其中涉及不少的办公类用品。

......

如何解决？

二

最优方案有3条：

01 设定一条红线：固资趋规矩，小物件可朦胧。

固定资产申领和使用需要在红线内执行落实，遇特殊情况虽可特事特办，但程序也是须走的。这一点我们不难做到。

对于小物件，应视具体情况而处理，这一点行政人不可不懂变通、不晓灵活。

行政人和其他部门从业者比起来，接触企业最高领导（董事长/总经理）的时间更多些，易理解他（她）的难处与辛苦，应是这一缘由令行政人大概率下多站在企业的利益顾虑事情。

纲领虽在，但并不意外着时时刻刻让纲领上线，法律之上还需顾忌人情呢。

各部门对小物件有计划外需求的，现实情况可满足就服务到位。

关于固定资产的概念，企业对其的定义不尽相同，我服务企业是这样规定的，可参考：

固定资产，是指使用期限超过一年，单位价值在1500元以上(其中:专用设备单位价值在2000元以上)，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类家具及图书，也界定为固定资产。

低值易耗品（我称它为小物件）：未达到以上标准的仪器设备、工具等。

02 固定合作几家靠谱的办公用品供应商

企业经营过程中，若对办公用品需求量有限，可以固定合作1—2家靠谱且产品门类全、质量好的办公用品供应商。

他可以解我们大行政人的燃眉之急，当碰到紧急办公用品需求时，可随时安排、督促其派送。

优秀的供应商是宝，对我们行政人的帮助绝非九牛一毛，要善待他们！

既然是合作，我们统一采购或大的需求时也得留给这家供应商，不能光给骨头不给肉，最后损失利益的看似是他们，但最终更会丢掉我们行政人无价的道义。

有一句话得道多助，失道寡助。究竟谁又赢了呢？

03 常用小物件备足库存

行政人要根据各部门对办公用品的以往需求量，汇总出哪些用品使用频繁、消耗最大。然后从中划出小物件，无论是否有申领需求，库存不可空，常常备足。

以上，

祝好。

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